Binnen bijna iedere organisatie leeft een informatievraagstuk. Iedere verkoop-, productie-, of inkoopmanager wil weten hoe ‘gezond’ de afdeling is. Al sinds mensenheugenis gebruiken we daarom Excel om lijstjes te draaien. Maar wat zeggen die lijstjes je? Ze zijn vaak probleemgestuurd en ad hoc in elkaar gezet. Klopt die data überhaupt? En wil je dit lijstje morgen en overmorgen weer zien? Analytics platforms zoals Power BI geven de indruk dat ze je volledig ontzorgen in dat onderdeel. Het is geschikt om lijstjes om te zetten in aantrekkelijke grafieken. Maar nog steeds is best veel handmatige actie nodig om de data te prepareren. We leggen in deze blog uit wat de toegevoegde waarde is van een Data Platform.
1: Flexibiliteit in analyses
Een live connectie met één bron geeft je in principe alle flexibiliteit om te doen wat je wilt met de data uit die specifieke bron. Wil je data combineren uit andere bronnen om tot een dieper inzicht te komen? Dan duik je daarvoor de code in. Op zich geen probleem, maar iedere terugkerende stap die je twee keer moet zetten, zou je wellicht beter kunnen automatiseren. Dat doe je met een Data Platform zoals Dash Data Platform. Hierin komt alle data samen op één plek en ga je eerst de relaties tussen de verschillende gegevens vastleggen. Pas daarna ga je visualiseren met bijvoorbeeld Power BI. Dit kost ‘aan de voorkant’ wat meer tijd, maar scheelt op langere termijn al snel. De flexibiliteit zie je dan terug in Power BI, waar gebruikers zelf eenvoudig data kunnen combineren, zonder kennis van code. De data is centraal beschikbaar en is dus niet alleen in Power BI beschikbaar, maar kan ook met tools als Excel benadert worden.
2: Zekerheid in data
Welke data komt uit welke bron? Is dat na verloop van tijd nog wel te achterhalen? En wie mag welke data eigenlijk zien? Als je iedere dag opnieuw rapportages maakt van dezelfde KPI’s, dan is de kans groot dat er een keer een fout in sluipt. Je baseert daar echter wel keuzes op. Misschien ook belangrijke keuzes. Als dan je hele informatievoorziening bij de bron al scheef gaat, dan maak je uiteindelijk belangrijke keuzes op basis van onjuiste data. Is de keuze die je maakt dan wel de goede? Een Data Platform ondervangt dit. De data komt op een hoger niveau samen. Er wordt dan gelijk geverifieerd of de data en de formule waarmee die tot stand komt wel klopt. Dat gebeurt dus maar één keer. In iedere analyse die je daarna met die KPI wilt zien, is de data op de juiste manier tot stand gekomen. Je kunt er dus zeker van zijn dat je gegevens kloppen.
Vaak legt een BI specialist ook direct de definities van verschillende zaken vast. Denk bijvoorbeeld aan ‘verkopen’. Wat zijn dat? Zijn dat alle verkopen, met uitzondering van alle retouren? Of zie je die twee los van elkaar? De verkoopmanager zal voor het tweede gaan, maar een financial voor de eerste variant. Het is dus belangrijk om het allebei over hetzelfde feit te hebben. De verkoopmanager vertelt anders een veel rooskleuriger verhaal dan de financial, die ook in ogenschouw neemt dat er misschien wel 100% retourgestuurd is en dus per saldo verlies gemaakt wordt.
3: Tijdsinvestering in dagelijkse rapportages
De live connectie is een stuk vluchtiger en meer ad hoc dan analyse via een Data Platform. Het is echter ook makkelijk om uit het oog te verliezen hoeveel tijd er eigenlijk in zit. Iedere dag een uurtje bezig zijn met rapportages is heel normaal. Dat is wekelijks ruim 5 uur. Dat blijft nog binnen de perken. Maar je verliest deze uren makkelijk uit het oog. Een Data Platform serveert de data dagelijks op het bordje van de mensen die dit nodig hebben. Daar hoef je dus niets meer aan te doen. Bedenk voor je eigen organisatie maar eens hoeveel uur dit op jaarbasis kan schelen. Neemt niet weg dat er naast de analyses die je met bijvoorbeeld Dash Data Platform maakt, je ook nog met ad hoc rapportages kunt werken. De twee varianten werken complementair aan elkaar. Vooral als je een Data Platform als basis gebruikt en daarmee je hele organisatie eenvoudig datagedreven maakt.
Voor ieder soort organisatie is de intensiteit waarin zij gebruik maken van een Data Platform vs de live connectie verschillend. Maar het is duidelijk dat je van klein- tot grootbedrijf altijd baat hebt bij een stabiele basis. Nog los van de waarde die een BI consultant levert door mee te denken over KPI’s, is het fijn als iedereen in je bedrijf de gegevens gewoon paraat heeft en je niet meer hoeft te twijfelen over de correctheid daarvan. Onze consultants denken over beide werkwijzen graag met je mee.
